報告書を綺麗に見せるテクニック

初めに

　社会人になると、避けては通れない報告書。先輩や上司から「この間の協議を報告書にまとめておいて」なんて言われることありませんか。「わかりました」と答えたけれど、実際にどうやってまとめたらいいんだろう？　何を書いていいか分からない。そんなあなたのために、この記事では、初めて報告書を書く。報告書を書くのが億劫だ。というあなたのため、報告書を書くコツ、テクニックについてまとめています。

報告書の書き方

必要な記載事項について

　報告書を書くにあたり、以下の３つは必須となるので冒頭にまとめましょう。

・タイトル
　会議、出張、研修などの名称を記載します。

・日時
　その会議がいつからいつまであったかを記載します。

・出席者
　自分だけではなく、出席したすべての人を記載してください。報告書によっては、１０年後でも確認される可能性があります。誰がいたのか。誰が発言したのかは非常に重要な情報です。少人数の場合は出席者の頭に〇や△を付け、協議で誰の発言だったか記載する方法もあります。
　人数が多い研修などでは別紙参照とし、出席者名簿を別添するのが一般的です。

結論は最初に記載する

　報告では、結論が一番重要です。きめ細やかな報告は親切ですが、上司は「で、どうだったの？」が一番知りたいポイントです。必要な記載事項が書き終わった後は、まず初めに結論を書きましょう。結論に至るやり取りは後段に記載してください。
　研修の場合は、どういったことを学んだか。合否がある場合は合否の結果を記載しましょう。

報告は議題ごとにまとめる

　協議の内容が一つだけならいいですが、何個も協議する内容がある場合は、議題ごとに発言のあった内容をまとめましょう。発言は誰が言ったかも重要なポイントなので押さえておきましょう。
　資料がある場合、資料中の重要なポイントは議題項目の頭に記載して、協議の前提条件が目で分かるようにしておくと、すっきりします。

報告書を綺麗に見せるテクニック

文字のフォントを変える

　お薦めは、タイトルを「MSゴシック」、本文を「MS明朝」です。明朝体を太字にするよりも綺麗に見えます。以下のような見栄えになり、視覚的に目に入りやすいです。以下の文では、「結論」「内容」「（議題１）運動会の種目について」がMSゴシック、その他がMS明朝です。

段落を作る

　研修では、研修のテーマがいくつかに分かれていることが多いです。その研修のテーマごとに段落を作ることで見やすくなります。

箇条書きは案外便利

　ワードの機能についている箇条書き。「・」←これを使ってもいいですが、箇条書きの機能の中にはオシャレで使い勝手のよい記号もあります。私はこの△マークをよく使っています。

いい報告書を書くには

　最後に、報告書を書く上で意識しておくことです。

　まずは会議や研修において、自分が報告書を書くとしたらどういうことを書こうか。と頭の片隅に入れておいてください。すると、「あっ、今の発言は報告書に記載したほうがいいな」とか、「今のは追加情報として記載しておこう」とか思えるようになります。

　次に、「鉄は熱いうちに打て」です。会議が終わってからできればその日のうちにレイアウトはめちゃくちゃでもいいので書く内容をまとめましょう。今日は他の仕事がある。明日の午後から。。。なんてしているうちにどんどん内容を忘れてしまい書けなくなってしまいます。

　最後です。移動、昼ご飯の時間を無駄にしないでください。特に出張では、上司の方と行動を共にすることがほとんどだと思います。会議後、上司と職場まで戻る車の中ででも「さっきの会議の●●さんの発言ってこういう意味であってますか？」とか、上司に確認できる貴重な時間です。大事にしてください。

　以上です。いかがでしたでしょうか。今回は報告書の書き方についてまとめました。億劫な報告書作成を得意にして、がんがん書き上げてください！